Управление на екипи от разстояние

Управление на екипи от разстояние

Знаете ли, че 20-25% от работещите в САЩ извършват задълженията си от разстояние през определени периоди? Още по-интересно – 80 до 90% казват, че биха искали да работят от разстояние поне в част от времето.

John Rampton разказва, че през последните десет години е работил от вкъщи на пълно или непълно работно време. Това включва и екипа му. В контекста на технологичните постижения и възхода на фрийланс дейностите работата от разстояние започна да се приема от фирмите и да се предпочита от мнозина служители. Най-големият проблем по отношение на дистанционната работа е управлението на членовете на екипите от разстояние, което може да създаде усложнения.

Преди да съберете и да наемете екип от служители, работещи от дистанция, запознайте се с позитивите и негативите на подобно решение, изложени от John Rampton. Той предлага изпробвани стратегии за по-ефективен мениджмънт на работата на екипа (и на собствената ви работа), когато си сътрудничите от разстояние.

Предимствата на дистанционните екипи

Най-голямото им предимство е съкращаването на разходите на организацията, за която работите. Очевидно е, че разходите ви за труд ще са различни в различните точки по света. – разликите са в пъти, понякога десетки пъти.

Освен това не трябва да се тревожите за наемането на голям офис или да инвестирате в оборудване, защото членовете на екипа ви вече разполагат с тях, както и с уменията, които са им необходими, за да завършат проекта. Това спестява не само пари, но ускорява работния процес и увеличава производителността, тъй като екипът веднага може да пристъпи към изпълнение на задачата.

Ако се преместите или решите да преместите целия си бизнес, това също не бива да ви притеснява – все пак можете да наемете хора в желаната зона и да подпишете дългосрочни договори с тях, дори да не сте там постоянно.

Страхотно преимущество на управлението на екипи от дистанция е, че ще имате време и ресурси да се фокусирате върху подобряването на същността на вашия бизнес. Чрез аутсорсинга на периферните проекти и услуги – създаването на съдържание или програмирането, можете да се концентрирате върху голямата картина – спечелването и задържането на клиентите, например.

Недостатъците на дистанционните екипи

Монетата има две страни: разбира се, че имат и недостатъците. Първият са скритите разходи, които идват с аутсорсинга. Например, програмистът в Индия е евтина работна ръка, но ще създаде ли продукт със същото качество като на американския програмист? Ако не, може да се наложи да платите на някого да поправи работата или дори да изхвърлите направеното и да наемете нов човек да го започне отначало.

Трябва да вземете под внимание и определени бариери – език, часови зони, култура. Ако майчиният ви език не е майчин за членовете на екипа ви, може да има неразбиране и да се наложи да наемете преводач. Възможно е и да сте няколко часа преди или след членовете на екипа си. Това, че при вас е 9.00 сутринта, не означава, че и при тях е толкова – не се изнервяйте, ако не отговорят незабавно на имейла ви.

Останалите опасения включват сигурност – информацията се изпраща онлайн, поверително от членовете на екипа, които споделят деликатна информация, организират се и синхронизират сроковете, докато не сте в една и съща стая.

Въпреки че са налице някои безпокойства, когато работите с екипи от разстояние, ползите са далеч по-значими от рисковете, казва Rampton. Повечето от недостатъците могат да бъдат избегнати или решени, като предприемете следните мерки, преди да посрещнете новите членове на екипа на борда.

Съберете в екип точните хора

Управлението на екипи от разстояние може да бъде много по-лесно, ако разчитате на правилните хора. В идеалния случай отборът ви ще бъде съставен от хора със страхотни препоръки или с които сте работили преди. Ако през годините сте срещали талантливи фрийлансъри, с които сте работили за една и съща организация, знаете, че можете да им се доверите, дори да не ги познавате лично, защото имате доверие в качеството на подбора на персонала на организацията.

Не всеки има подобно предимство. Ако не познавате фрийлансъри и нямате добри препоръки за сферата, в която са ви необходими, използвайте сайтовете за специалисти на свободна практика. Там ще откриете и примери за работата на съответния човек, както и обратна връзка от негови клиенти. Можете да прегледате тази информация, преди да рискувате да наемете някого, когото не познавате.

Независимо къде ще откриете членовете на своя екип, ще искате да проведете разговор с тях, за предпочитане по телефона. Това ви дава възможност да разберете дали са подходящи за фирмената ви култура и какъв тип работници ще бъдат. Ако имате усещането, че не са особено организирани, може би ще преминете към следваща кандидатура.

Използвайте правилните инструменти

Изобилието и достъпността на инструменти са направили работата от разстояние това, което е днес. Без тези инструменти няма начин да управлявате екипа си, да комуникирате с членовете му и да насочвате вниманието им към едно и също нещо.

Има стотици инструменти, които имат полезно приложение в дистанционната работа. Rampton избира седем, които според него са най-важни:

  • Google Docs е безплатно приложение, което ви позволява да създавате, да редактирате в реално време и да обработвате заедно документи, електронни таблици, форми или презентации.
  • Slack е виртуален офис, в който можете да общувате с екипа си и да разменяте файлове помежду си. Изпращате съобщения към един човек или към група и са организирани според темата им.
  • Trello е инструмент за проектен мениджмънт, който ви позволява да възлагате проекти и да виждате напредъка по тях, както и да следите елементи като редакторски календари и т.н. Това приложение използва графики. Чрез визуалните средства прави ориентирането ви в проекта бързо и лесно.
  • И Skype, и GoToMeeting са идеални за седмични конферентни разговори или за срещи очи в очи.
  • HelloSign е доста удобен инструмент, когато се нуждаете от подписа на някой член на екипа.
  • Онлайн фактурирането позволява електронно фактуриране и проследяване на времето, така че можете да плащате на екипа си за нула време и без недоразумения.

Разчитайте на стратегия

Дори да съберете най-добрия екип и да използвате най-ефективните инструменти, се нуждаете от спойка на всички елементи, която да ви отведе към успеха. Нужна ви е методология. Стратегията ви позволява да управлявате екипа си ефективно, тъй като осигурява ясна структура и система, която показва как вие и колегите ви искате нещата да бъдат свършени.

Комуникацията е най-важна. Освен да уведомявате членовете на екипа за новостите и промените, следва да провеждате с тях индивидуални и групови разговори. Някои организации си организират седмични срещи, за да дадат възможност на всеки да сподели мислите си, новите си идеи или опасения. Това е не само начин да запазите екипа си организиран, но и начин да научите нещо ново заедно или да ви връхлетят добри идеи.

Когато насрочвате време за срещите, изберете най-удобното за всички от екипа, като попитате членове те му предварително. За да е честно, може да променяте часа всяка седмица – един път може да е сутрин, а друг път – следобед.

Не забравяйте и за индивидуалните разговори. Провеждайте ги поне веднъж месечно, за да разберете от какво се вълнува конкретният член на екипа ви, какви са тревогите му, какво може да направи, за да се усъвършенства, и как вие можете да помогнете в тази посока. Ако нямате време за обаждане, имейлът също ще ви е от полза.

Друг процес, който можете да приложите, освен комуникацията, е да накарате всеки член на екипа да е отговорен за собствената си работа. Ако дадете краен срок, този член на екипа ще бъде отговорен срокът да се спази. Как разбирате, че екипът е приключил? Какво представлява процеса по предаване на готовия проект? В какъв формат предпочитате да бъде файлът? Помислете за подробностите и информирайте екипа си как предпочитате да ви бъде предаден завършеният проект.

Може би в началото ще се налага да давате повече наставления на членовете на дистанционния си екип, но най-доверените сред тях ще свикнат да си вършат работата, без да им напомняте. Когато това се случи, ще можете да им възлагате проекти, без да им давате твърде много насоки.

Свързани публикации