Длъжностната характеристика – досадна необходимост или помощник в управлението на хора?

Длъжностните характеристики често се възприемат като досадна формалност, особено в по-малките фирми с липсващ административен капацитет. Затова и се изработват „на килограм”, без да се вниква в същността им, просто за да се запълни законовото изискване.

Дали обаче вникването в същността им и внимателното им попълване не може да ни донесе ползи?

Ползите идват от внимателното обмисляне, осъзнаване и записване на детайлите за конкретната позиция, които могат да ни послужат както при подбора на персонал, така и за евентуална обективна оценка на представянето на конкретните служители.

Кои са нещата, които трябва да обмислим и решим?

Първото и най-важно, разбира се, са задълженията и отговорностите. За какво конкретният служител ще отговаря? Тук е добре да се постараем да ги опишем съвсем детайлно. Така ще постигнем няколко големи ползи за фирмата:

• Когато задълженията и дейностите на служителя са описани детайлно, можем да избегнем преповтарянето, както и описването на излишни дейности, т.е. такива, с които служителят не се занимава или му се възлагат изключително рядко. Така при подбор, например, няма да изискваме това от бъдещите служители, което ще се отрази на заплатата, която трябва да предложим.
• Това описание ще ни помогне за написването на обявата за работа (ако служителят ще е нов);
• На база на добрата длъжностна характеристика лесно можем да изградим система (начин) за оценка на този служител – като просто оценим как се справя с всяка от изброените дейности.
• Лесно можем да преценим дали служителят, независимо нов или вече работещ във фирмата, има нужда от някакво обучение, за да извършва дейността си.

Второто важно нещо е оценката на подчиненост, връзки и взаимодействия на служителя. Иначе казано: кому е подчинен и рапортува. Кои хора са подчинени на него, с кои други длъжности (служители) си взаимодейства в работата си. Защо е полезно това?

Например при подбор на нов служител, лесно бихме могли да си представим идеалния кандидат като характер, умения и т.н. – просто на базата на хората, с които ще работи.

Това ще ни помогне да осмислим още веднъж и йерархията на фирмата ни и дали тя отговаря на реалните, ежедневни бизнес нужди и процеси.

Следващи (не по важност) са изискванията за заемане на длъжността.

Какво образование, квалификация, завършено обучение, умения се изискват за заемането на тази длъжност? Често срещани грешки са изискване за познаването на чужд език, без това действително да е нужно в работата или изискване на по-висока образователна степен, която не се изисква изрично законово и де факто не е необходима, или изискване на умения, които не се прилагат впоследствие в работата. Всичко това води естествено до необходимостта да определим по-висока заплата за заеманата позиция, без това да е действително нужно. Допълнително назначените хора бързо осъзнават, че изискваните (и притежавани от тях) умения не се прилагат на практика и започват търсене на позиция, където тези компетентности са действително необходими. Тази нова позиция би била по-интересна за тях и също така, най-вероятно – по-добре платена.

В действителност неправилното определяне на тези изисквания за заемане на длъжността е една от най-опасните грешки, която неизменно води до по-високи разходи, както за заплати, така и за наемане и обучение на нови служители. Допълнително са пропуснатите ползи при постоянна смяна на служителите.

Основните документи, които служителят трябва да познава са следващ аспект за преценка и описване. Тук влизат всякакви нормативни уредби, вътрешни правилници и правила, включително правилата за безопасност, за действия при бедствия и аварии и т.н. Това е един подходящ повод да прегледаме настоящите правила във фирмата, да преценим има ли липсващи, а необходими според нас, и да ги допълним. Така служителите ни ще са наясно какво трябва да спазват и ще избегнем ситуациите, в които чуваме „Никой не ми е казал за това”.

В длъжностната характеристика може да има и други раздели, стига да преценим, че са необходими. Има и задължителни такива, като кода по НКПД на длъжността. Но изброените неща са тези, върху които е добре да се замислим.

В началото може да изглежда като доста труд, но след систематизиране на длъжностите във фирмата, ще установим, че доста от тях се повтарят в една или друга степен.

Ако пък всичко това ви хареса и установите, че е полезно, може да преминете към запознаването с компетентностните модели, каквито имат обикновено големите и административно развити фирми. Там и работата по създаването им е чувствително повече, но и ползите са съществени.

А засега – успех!

Текстът е публикуван първоначално в списание Business Club.