Ефикасност – думата на 2012
Ефикасността според легалната дефиниция в българското законодателство (ДР от ЗСП) е постигането на максимални резултати от използваните ресурси при осъществяване на дейността.
Ефикасността, според Wikipedia, указва отношението на постигнатия резултат спрямо вложените разходи (енергия, труд, финансови средства). Ефективността е свързана с икономичността на действията. Чрез нея се дава отговор на въпроса, дали нещата се вършат по „правилния“ начин. Колкото вложените разходи са по-малки, толкова по-ефикасни са действията и мероприятията.
Видимо кризата ще ни принуди да харчим не повече от това, което печелим. В това се състои накратко и изходът от нея – независимо на какво ниво я разглеждаме – свят, Европейски съюз, държава, фирма, домакинство или личност.
За да се получи това, има два подхода. Трябва да получаваме повече и да харчим по-малко. И двете са важни. За едното обаче – приходите – влияят и външни фактори, докато другото – разходите – зависи изцяло от нас.
Естествената цел на бизнеса е да прави пари. В добрите и вече позабравени времена преди кризата нещата вървяха добре, приходите идваха от само себе си и дори най-дисциплинираните рядко се замисляха надълго за ефикасността на процесите във фирмите си. С настъпването на проблемите, намалението на продажбите и изчезването на клиентите всички първосигнално посегнаха към просто орязване на разходите. „Край на HR разходите, маркетингът наполовина, намаляване на обученията” и т.н.
За около година се видя, че подобен машинален подход може да бъде самоубийствен. Онези, които оцеляха, осъзнаха, че първо, кризата ще продължи и второ – животът във фирмата продължава и те трябва да поддържат естествените процеси. Без реклама продажбите спадат, хората се пенсионират или напускат и трябва да се заменят. Без обучение резултатите спадат, техниката трябва да се поддържа или подменя и т.н.
Работещите в реалната икономика виждат и участват в тези процеси. Все повече хора споделят, че вече „се работи повече”. Далеч сме, разбира се, от производителността на труда в Западна Европа, но добрата новина е, че производителността на труда в България нараства. Все още с бавни темпове, но постоянно. Никоя компания не може да си позволи да плаща повече на хората си, отколкото реално изкарва. Следователно единственият път към благосъстоянието, което желаем, минава през увеличената производителност на труда и ефикасността на фирмите. Двете са много свързани. Ефикасният труд хвърлен в грешна посока дава също толкова нисък икономически резултат, колкото ефикасна организация, в която не се работи.
В началото на 2012 вече е ясно, че всички „жизнени” функции на фирмите трябва да се поддържат, но да се следят изключително внимателно разходите за тях, за да се постигат и добри финансови резултати.
Какви са основите на успеха в това начинание?
Първо – ясно определяне на целите. Трябва да се отделя нужното и важното от несъщественото за операциите и стратегическите планове. Трябва неизменно да се поддържа фокуса върху определените цели. Всяко грешно определяне на целите или загуба на фокуса води до впускане в непродуктивни начинания и коства излишни усилия и пари.
Второ – прецизен избор на средствата за постигане на целите. Оправдания като „Винаги така сме го правили” или „Това е престижно” не вършат работа. Престижно е да се печели. Това е.
Трето – детайлно планиране. Трябва да са ясни всички етапи за постигане на целта, както и необходимите ресурси за преминаването през тях. Трябва да се помни, че времето и хората в този смисъл също са ресурс. Без такова планиране е като да тръгнем на път без да знаем накъде вървим, откъде да минем, и колко трябва да вървим. В този случай най-често не знаем и че сме пристигнали и как да се върнем.
Четвърто – внимателно следене на етапите на работата и недопускане на „разсейване” или забавяне. Всичко това оскъпява процеса или директно води до невъзможност да се постигнат целите.
Пето – „План Б” или иначе казано – готовност за успех и за неуспех. Много често компании планират твърде консервативно или твърде оптимистично. В резултат на това не са подготвени за евентуалния успех на плановете си или за неуспеха им. При липса на план „Б“ може да се окаже, че доста усилия са хвърлени на вятъра и не знаем накъде да поемем след това.
Всичко това е пожелателно и описва един доста идеален случай, към който всички се стремим. Естествено за голяма част от българските компании предстои да се научат как да постигат това. Но кризата ни притиска и много други изходи няма.
Пътят към успеха минава през ефикасността, а 2012 е идеалното време да го извървим. В обратния случай може и да не дочакаме 2013 или поне не като икономически субекти. Или най-малкото да я посрещнем, отново оплаквайки се, че не сме като „на запад”. Истината е, че промяната зависи от всеки един от нас и най-добрият начин тя да се случи, е като започнем промяната в себе си, в семейството, във фирмата. Другото идва само.