Трябва ли служителите да използват собствени технически средства?
В технологичните времена, в които живеем, комбинирането на служебни задължения и лични интереси в едно и също техническо устройство може да се окаже бомба със закъснител. Изобилието на смартфони, таблети и лаптопи премахва бариерата между лични данни и служебна информация до голяма степен. Освен това, все повече компании се отварят към политиката „донеси си собственото устройство” (BYOD – bring your own device – на английски).
Това повдига въпроса за сигурността по нов и неочакван начин. Неспособността да се контролират последиците от HR и техническа перспектива може да доведе до рискуване, загуба, повреда или злоумишлено вмешателство по отношение на критично важна фирмена информация.
По света вече има немалко случаи на проблеми за работодатели и служители, като последствие от неяснотите при прилагането на политиката „BYOD”. Това важи особено силно за смартфоните, тъй като са много популярни и разпространени. Фирми и техните сътрудници се съдят за различни ситуации, при които служителите са действали опасно или неетично през смартфона си в социалните мрежи.
Експертите считат, че това се дължи преди всичко на липсата на ясни и последователни фирмени политики по отношение използването на интернет и социалните платформи. Така, служителите, макар и неволно обикновено, пристъпват в непознати и нерегламентирани територии, които могат да ги вкарат в нелепи ситуации.
Един такъв случай, свързан с голям британски спортен клуб, неотдавна е показал, че яснотата по отношение на „BYOD” е от ключово значение. Клубът осигурил IT ресурси на своите служители, но един от мениджърите не пожелал да се раздели с личния си лаптоп и го ползвал за служебните си задължения. Това довело до там, че работата му само спорадично се архивирала на общия сървър. След напускането му пък се установила липсата на важни и актуални документи, които просто останали на машината на напусналия мениджър.
Друг теоретичен проблем е свързан с достъпа на неоторизирани лица до служебната информация, съхранявана върху лично техническо устройство. Например, децата често си играят със смартфоните на родителите си. Така те могат неволно или на шега да изпратят или изтрият важни мейли или други файлове, съхранявани в съответния телефон. Подобни случаи могат основателно да доведат до съдебни спорове между работодател и сътрудник.
Периферните устройства от типа на флаш паметите могат да се окажат също сериозен проблем. Първо, повечето хора не осъзнават, че по този начин могат да се прехвърлят вируси, „троянски коне” и „червеи”, които да застрашат цялата фирмена компютърна система. Второ и не по-малко важно обстоятелство за обмисляне е възможността за загубване на физическия носител на информация. Флаш паметите са малки и често се губят. Подобна ситуация неотдавна е довела до изтичане на конфиденциална информация от голяма международна банкова институция.
Политиката „BYOD” е много изкусителна за въвеждане в офисите, тъй като пести пари за закупуване на техническо оборудване и води до удовлетворение сред някои служители, които предпочитат да работят на собствените си устройства. Въвеждането й обаче е рисково начинание, ако няма изключително подробни правила и норми за съхраняването и използването на фирмената информация, както и за поведението на служителите в социалните мрежи. Ако тези обстоятелства не бъдат взети предвид, спестените средства от тази политика бързо могат да се превърнат в сериозни загуби за работодателя и в неприятности за служителя.
