10 правила от бизнес етикета на дигиталното работно място и работата от разстояние (първа част)

Когато сте сами, е лесно да пренебрегнете обноските. Ако закъснявате за уговорените срещи и забравяте за простите неща като употребата на „моля“ и „благодаря“, това може да се отрази на доброто ви име повече, отколкото сте предполагали. При липсата на контакт лице в лице, дори иначе да сте любезни и добре възпитани хора, може да излезете пълни глупаци. Изолацията ви е виновникът, но не е необходимо вие да се превръщате в нейна жертва, пише Aaron Orendorff.

Да сте физически отдалечени от колегите ви в офиса може да направи комуникацията странна. Меко казано, странна. В последното десетилетие работата от разстояние се е увеличила със 103% само в рамките на САЩ. И все пак, дигиталното работно място още е сравнително нова среда. Спазването на правилата на собствена отговорност и волята да ги следвате може да се окажат трудни. Това са десет съвета за дигиталното работно място, които всеки трябва да помни.

Не закъснявайте

„По-рано“ означава навреме, а „точно навреме“ означава със закъснение. Златното правило е валидно от векове насам, а отскоро и за онлайн комуникацията.

За съжаление, дигиталните срещи идват със свои собствени предизвикателства по отношение на времето. Стартирайте устройството си, отворете правилната програма, уверете се, че микрофонът и камерата работят, подгответе плана си за работа и всички необходими материали. Не допускайте да се изненадате неприятно, ако се окаже, че не сте готови.

И още един съвет за подготовката: спрете всички известия. Никога не подценявайте колко измамни по отношение на времето са проверяването на имейла, Facebook, Twitter или LinkedIn, особено в моменти преди важно събитие.

Дори без нотификации е подвеждащо да проверявате как вървят нещата в социалните мрежи минута преди обаждането. Бъдете готови за срещата поне 10 минути по-рано. Подобен буфер ще ви гарантира, че не нарушавате графика на останалите със собствените си „технически трудности“.

Приемете го лично

Бележките и имейлите не струват. Няма по-лесен начин да накарате някого да отхвърли дадена задача като задача, която не е предназначена за него, от това да изпратите общ имейл до всички в екипа.

Бъдете директни, ясни и кратки в имейлите си, намалете текста, колкото е възможно. Вместо това заложете на визуално и интерактивно съдържание. Ако нов човек се е присъединил към екипа и трябва да му обясните нещо, използвайте предварително записано видео.

Общуването на личностно ниво е много важно, когато се налага да водите емоционално наситени разговори и да давате негативна критика. Имейлът и различните чат приложения са известни с честото неразбиране в подобни ситуации. Когато трябва да засегнете деликатна тема, изберете комуникационни канали, които ви доближават възможно най-много до реалния живот.

Бъдете последователни

Не правете грешката да мислите, че само защото не сте лице в лице с колеги и партньори, можете да намалите ангажиментите си. Направете това, което сте казали, че ще направите, когато сте казали, че ще го направите. Както се изразява Robert Collier, „Успехът е сборът от усилията, повтаряни ден след ден.“

Последователността не е най-привлекателната страна на бизнеса, но е от съществено значение, и то не само като важна съставка от етикета, която не подлежи на преговори. Последователността създава измеримост, гради репутация и ви прави ценни в очите на останалите.

Ако по някаква причина не можете да завършите задачите си навреме, по-добре напишете бърз имейл или се обадете, вместо да карате колегите си да чакат напразно.

Установете ясни очаквания

Наред с добрия стар мързел, една от основните причини последователността да е проблем за работещите от дистанция е, че хората често получават неясни задачи. Не бъдете човек, който пише в общ чат с петима други колеги „нека да поговорим за това“.

Това е моментът, в който ефектът на наблюдателя влиза в играта. Когато никой не е посочен, никой не поема отговорността. Всеки път когато сте в подобно положение, дръжте в ума си следните две истини:

Работата на всички е ничия работа.

Да няма краен срок означава да няма край.

Ясните очаквания са изключително важни за професионалните връзки, също както са важни за личните взаимоотношения. Основен фактор за успеха и в двата случая е степента, в която очакванията и реалността се разминават.

Ясните очаквания означават задачите да се възлагат индивидуално, резултатите да бъдат уговорени в писмена форма и да бъде постигнато съгласие за крайните срокове от самото начало.

Отговаряйте редовно

Общият брой имейли, които се изпращат по света на ден, са 205.6 млрд. Бизнес имейлите възлизат на повече от половината от тези съобщения. Прекомерният брой имейли, които получавате, не е извинение да не обръщате внимание на съобщенията от колегите, особено когато работите от разстояние.

Добра стратегия е да организирате пощата си тематично. Подреждайте писмата си в папки, поставяйте им етикети. Така ще ви е по-лесно да отговаряте регулярно. Отсейте безсмислиците и се освободете от тях. И знайте, че колкото по-малко поща изпращате, толкова по-малко поща ще получавате.

Ключът към това да отговаряте редовно е да изразявате претовареността си. Има голяма разлика между това да не кажете нищо, да заявите „Ще се заема с това по-късно.“ и да напишете „Не мога да стигна до това в момента, защото…, но ще се свържа с теб (конкретно време).“

Ако не можете да се справите с дадена молба веднага, отделете няколко секунди, за да отговорите. Така колегите ви ще знаят и няма да има напрежение.

Следва продължение.