10 правила от бизнес етикета на дигиталното работно място и работата от разстояние (втора част)

Когато работите от разстояние, често сте сами и забравяте за обноските в професионалната комуникация. Тази грешка може да ви донесе повече негативи, отколкото предполагате. Има детайли в поведението ви, които при всекидневни срещи с вас се считат за дребна небрежност, която може да ви бъде простена. Когато обаче работното ви място е дигитално, тези дреболии изграждат голяма част от впечатлението за вас. Изолацията ви е виновникът, но не е необходимо вие да се превръщате в нейна жертва, пише Aaron Orendorff. Вече ви представихме пет от десетте правила от бизнес етикета на дистанционните работници. Време е за останалите пет.

Дръжте всичко на едно място

Ако някога ви се е налагало да се ровите във физическите файлове на ваш колега, докато отсъства, или още по-лошо – след като е напуснал, знаете каква мъка е. Преживяването е не по-малко мъчително, когато е дигитално.

Тук не става дума само за етикет, но и за продуктивност. Както за вас, така и за вашия екип е важно да използвате сходни инструменти за работа. Създавайте архивите си на едно и също място, използвайте едни и същи приложения за планиране на задачите. Вече можете да откриете и програми, специално предназначени за екипи, работещи от разстояние.

Обяснявайте защо и съответно защо не

Онлайн или офлайн, никога не подценявайте силата на „защото“.

Класическо проучване, проведено от професор по психология в Харвард, е установило, че има 33% по-голяма вероятност хората да позволят на някого да използва копирната машина преди тях, ако той ги попита и им обясни, използвайки думата „защото“. Шокиращото е, че силата на тази дума остава огромна дори когато изказването на причина е излишно: „Мога ли да използвам ксерокса, защото трябва да направя няколко копия?“

Изводите са ясни: много по-вероятно е хората да ви разберат, да бъдат съпричастни, да се съгласят с вас, ако им обясните причините за своите действия.

Ако сте подчинен, да обясните причините е най-почтителният начин да отклоните искане или да предложите алтернативен вариант за действие. Ако сте ръководител, обяснението разкрива, че не сте просто онлайн диктатор, който заповядва и произволно казва „не“.

Използвайте емотиконите разумно

Думата на 2015 г. според речника на Оксфорд изобщо не беше дума. Беше емотикон. И беше избран, защото е най-често използваният емотикон през миналата година. Официалното му име е „лице със сълзи от радост“. И това говори много, особено предвид факта, че употребата на емотикони по света се е увеличила трикратно само от 2014 до 2015 г.

Нарушават ли емотиконите бизнес етикета? И да, и не. Daniel Tay обобщава положителната страна на професионалната употреба на емотикони: „Както се оказа, емотиконите са сериозна работа в света на визуалната комуникация. Те дават възможност за предаване на емоциите по недвусмислен и реалистичен начин, когато не можем да ги изразим лице в лице. Колкото и детински да изглеждат емотиконите, крайно време е да се качат на борда.“

Дори да се съгласим, че емотиконите могат да бъдат полезни за бизнеса, трябва да се спазват някои правила за употреба. Никога не използвайте емотикони при комуникация с по-висшестоящ в йерархията или с клиент, освен ако те използват емотикони първи и не го утвърдят като приета норма.

Най-безопасно е да се придържате към основните правила. Не използвайте намигащото лице, защото не е еднозначно, и използвайте останалите емотикони, когато контекстът е ясен и значението им не може да бъде изкривено.  Когато се съмнявате, ги пропуснете.

Бъдете конкретни

Когато става дума за дигитална комуникация, никога не оставяйте нищо на случайността или на личната интерпретация. Изразявайте се просто и ясно. Повече думи означават по-голямо объркване.

Постарайте се в първия параграф на имейла да изложите ясно молбата си и всички необходими подробности. Когато някой поглежда имейла, обикновено чете само първите няколко изречения и само плъзга погледа си по останалото.

Опитайте се избягвате шаблонните фрази, бъдете любезни и просто изплюйте камъчето. В разговорите с колеги разчитайте на същото. Старайте се да бъдете възможно най-конкретни в исканията и молбите си.

И на последно място, конкретиката се равнява на единичност. Уверете се, че в съобщението си отправяте само едно искане – само едно.

Казвайте „моля“ и „благодаря“

Може би си мислите, че тази точка от списъка е безсмислена, но тя ще ви накара да си дадете сметка колко често всички ние забравяме да използваме „вълшебните“ думи, когато комуникираме във виртуалния свят.

Когато пишете от мобилно устройство или изпращате кратък имейл, докато сте в движение, сте толкова зает да съкращавате броя на думите, че може да си помислите, че „моля“ и „благодаря“ не са най-важните. Да, но те са важни.

При устното общуване можете да придадете оттенък на казаното чрез тона си. За съжаление, тонът трудно се пресъздава в писмената реч. Именно поради тази причина подобни думи са ключови.