2 бързи начина да разберете дали трябва да отговорите на даден имейл (или не)

Един от най-големите проблеми в ерата на интернет днес е постоянният поток от имейли и чисто физическата невъзможност да прочетем и отговорим на всяко едно писмо в електронната ни поща. Има дни, в които онлайн кореспонденцията буквално ни залива, докато с нарастваща паника и заплаха за истеричен пристъп гледаме покачващата се цифра на непрочетените съобщения, отваряйки и отговаряйки произволно на всяко едно от тях. Както сигурно и сами сте се досетили – това не е добра тактика. Има няколко по-бързи и полезни стратегии, които да използвате, за да се ориентирате във входящата си поща, да не оставяте купчина непрочетени и неотговорени съобщения и най-важното – да реагирате на момента.

1. Търсете улики

Не всички имейли предполагат отговор – често получаваме писма, които са чисто информативни и вероятно са изпратени не само до нас, а до още доста хора едновременно. Прочетете заглавието, обърнете бързо внимание на текста – ако смятате, че информацията е важна за вас, отбележете имейла с тикче и се върнете по-късно към него. Ако не – оставете го да потъне в небитието на входящата ви кутия. Но не се занимавайте да отговаряте – този тип имейли не предполагат отговор, камо ли дискусия.

2. Оглеждайте се за въпроси

Това е друг индикатор, за който трябва да следите. Ако има въпрос, то това означава, че писмото предполага отговор. Понякога питането може да е още в заглавието, може да е кратко изречение в началото, може да бъде единственото нещо в имейла (например: „Срещата остава за днес в 14:00, както обикновено, нали?“) или пък да бъде закодирано в няколко параграфа текст, които трябва да прегледате набързо. Добри индикатори за бързо търсене винаги са вашето име, конкретна задача, която някой би ви задал или познати изрази или думи, водещи към нещо, което сте дискутирали и сега е повдигнато отново като въпрос.

Разбира се, бюлетини и масови имейли по презумпция не изискват отговор. Ако се чувствате несигурни около това дали трябва да отговорите на дадено съобщение, винаги се поставяйте на мястото на изпращача. Ако вие бяхте този, изпращащ имейла, щяхте ли да очаквате отговор? Спешно ли? Ако единственото, което можете да отговорите, е кратко изречение с благодарност и поздрав, можете да отложите мейла за по-късно, когато имате време.