7 стъпки да критикувате, без да засегнете критикувания

Има основателни причини за популярността на фрази като „Обратната връзка е закуска за шампиони“ на Ken Blanchard. Обратната връзка е нож с две остриета. Всички се нуждаем от нея, но начинът, по който е поднесена, може да заздрави или да унищожи отношенията, коментират от Inc.

Когато са под напрежение, на повечето хора им липсва увереност и компетентност как да общуват помежду си. Понякога е трудно да чуете чуждото мнение и да го приемете, но е невероятно полезно, ако искате да прекъснете цикъла на оплаквания, да престанете да се чувствате като жертва и да прехвърляте вината на другите.

Справянето с промяната и уменията за комуникация са две ключови области, в които да се усъвършенствате във всяка работна среда. И двете увеличават възможността за обратна връзка.

Ето някои указания, които ще ви помогнат да говорите с някого по наболял въпрос, дори това да е шефът ви.

1. Първо поискайте разрешение

Винаги е добра идея първо да поискате съгласието на събеседника си, преди да му предоставите мнение, съвет или просто да коментирате тема, която го засяга, без значение с кого разговаряте. Това означава да подходите любезно.

Например, можете да попитате: „Искаш ли да чуеш друга гледна точка?“ или „Може ли да ти кажа какво мисля?“ Тази стъпка невинаги е необходима и зависи от отношенията ви с човека отсреща. Все пак, ако отношенията ви са формални, например, ако това е шефът ви, подобна реплика ще постави перфектното начало на комуникацията.

2. Запазете оптимистична нагласа и внимавайте с „но“-то

Уверете се, че коментарите ви са умерени, за да избегнете да обидите някого. Старайте се напътствията ви да са конструктивни и да не използвате съюза „но“, след като сте направили положително изявление.

Например, в разговор с мениджъра си избягвайте да казвате „Харесвам работата с теб, но невинаги усещам, че трудът ми е ценен.“ Вместо това опитайте с „Харесва ми да работя с теб. Понякога чувствам, че работата ми не е ценена, а понякога оставам с впечатление, че не си отворен към идеите ми. Мисля, че и двамата ще имаме полза, ако споделяш приноса ми за проектите с екипа.“

3. Добавете стойност

Запитайте се как мнението или критиката ви може да помогне на човека отсреща. Искате ли да промените начина, по който този човек прави нещо? Да кажем, че имате наум определена дейност или процес?

Бъдете убедителни в изявленията си, подкрепяйте ги с факти и се опитайте да обясните каква ще бъде ползата от новия начин на действие за събеседника ви – как ще му помогне да реши даден проблем, да излезе от сложна ситуация в офиса, да повиши продуктивността.

4. Говорете от свое име

Правете коментарите си в първо, а не във второ лице. Използвайте изрази като: „Забелязах, че…“ или „Усещам, че когато…, това има влияние върху мен.“ вместо „Ти никога не…“ или „Винаги ме караш да чувствам, че…“

Думи като „винаги“ и „никога“ звучат обвинително и често поставят хората в дефанзивна позиция. Изразявайте се възможно най-ясно за ситуацията и се опитайте да не я разглеждате в светлината на минали събития.

5. Планирайте и репетирайте

Репетирайте онова, което имате намерение да кажете, с колега или приятел. Ако отделите време да го обмислите внимателно, е по-вероятно изходът да е във ваша полза.

Освен това е добре да обмислите как ще разположите планираните събития във времето. Вземете предвид задълженията и крайните срокове, с които събеседникът ви трябва да се съобрази.

6. Кажете го на живо

Ново проучване сочи, че молбите, отправени към друг човек на живо, е 34 пъти по-вероятно да бъдат чути, в сравнение с тези, отправени чрез имейл. И положителните, и отрицателните отзиви имат по-голямо влияние, ако са споделени лице в лице.

Когато се срещате на живо, съзнателно контролите сигналите, които изпращате чрез езика на тялото си, както и тона на гласа си, като се стараете да остане спокоен и уважителен. Соченето с пръст и кръстосването на ръце не изпращат съобщения, от които ще има положителен ефект. Ако нямате възможност да се срещнете със събеседника си на живо, за да обсъдите проблема, опитайте се да се свържете с него по Skype или по телефона. Имейлите и текстовите съобщения лесно могат да бъдат разбрани погрешно и трябва да ги избягвате, когато държите да дадете смислена обратна връзка.

7. Бъдете отворен за чуждото мнение

Подгответе се да чуете и да приемете гледната точка на събеседника си. Имайте предвид, че е възможно и вие да сте допринесли за ситуацията и тя е шанс да научите нещо ново и за двама ви. Упражнявайте се да слушате внимателно.

Ако подходът ви показва уважение и искреност, в повечето случаи и вие, и другата страна в разговора, ще го приключите, знаейки нещо ново един за друг, т.е. обогатявайки взаимоотношенията си.