9 основни правила на професионалната имейл комуникация
Малко са нещата, които могат да нарушат вашето реноме бързо и категорично, като зле написан и адресиран имейл. Един клик на бутона “send” може да бъде границата между доброто впечатление, ползотворно ново партньорство и заклеймяването ви като абсолютен непрофесионалист. Етиката в имейл кореспонденцията днес е изключително важна, предвид че по-голяма част от комуникацията се случва именно по този начин. Ето няколко основни правила и насоки, които е задължително да имате предвид, ако искате да демонстрирате професионално отношение и висока имейл култура.
-
Обърнете внимание на заглавието
Важно е то да бъде кратко, ясно и да отразява основната информация в текста. Избягвайте твърде дълги и описателни заглавия или пък твърде неформални такива (като „Здравейте“, например). И най-важното – не оставяйте полето празно (да, и това се среща често). Приемете заглавието като резюме на това, което всъщност сте написали в писмото – освен ясно, то трябва да бъде и хващащо – така, че да сте сигурни, че получателят ще отвори имейла и ще отговори.
-
Използвайте подходящ поздрав
Много е важно да можете да разграничите различните типове имейл комуникация и ситуациите зад тях. Когато изпращате съобщение до някого, с когото имате установен контакт и няма нужда да бъдете твърде формални, бихте могли да започнете с приятелското „Привет“ или „Здравей“. Когато обаче полагате основите на ново партньорство, кореспондирате си с някого на важна и висока позиция или стартирате комуникация с нов човек, е важно да бъдете уважителни – „Здравейте“, „Добър ден“ и пр. форми са много по-подходящи в тези ситуации.
-
Представете се
Ако с това писмо се обръщате към някого, когото не познавате (без значение дали е клиент, потенциален партньор, работодател и т.н.) е важно първото нещо във вашия текст да бъде кратко лично представяне. Т.е. – как се казвате (първо и последно име), откъде сте и с какво се занимавате (напр. „маркетинг експерт към компания Х“) и откъде имате контакта на този човек (наличието на такава референция винаги предразполага за по-отворена комуникация).
-
Не си позволявайте хумор и сарказъм
Това важи особено силно, ако комуникацията се случва с човек, идващ от различна на вашата култура. Имейл съобщенията са чисто информативни („телеграфни“, бихме ги нарекли) и не предоставят нужния контекст зад тях, за да могат шегите да бъдат винаги разбрани. Това е предпоставка за объркване и дори – обида.
-
Внимавайте с “Reply All“ бутона
Много често груповите имейли са изпратени до определен брой хора с цел лична обратна връзка към изпращащия съобщението. Освен ако темата, която е засегнал, не предполага групов разговор и иницииране на дебат, не затормозявайте останалите в групата с вашия отговор.
-
Отговаряйте навреме
Максималният период от време, в който е приемливо да не отговорите на имейл, е 24 часа. След това, липсата на включване от ваша страна се счита за грубост и неуважение към вашия събеседник. Ситуацията става още по-сериозна, ако темата, засегната в съобщението, е спешна. Затова старайте се да отговаряте възможно най-бързо. Ако сте възпрепятствани, напишете извинително писмо и обяснете защо не сте успели да върнете отговор по-рано.
-
Не използвайте емотикони
Емотиконите са подходящи за социални мрежи, текстови съобщения и неформална професионална комуникация, но ако говорим за бизнес контакт на високо ниво – избягвайте употребата им. Поставянето на усмихнато или смигващо човече може силно да изкриви внушението на писмото ви, а също така и да ви създаде имидж на непрофесионалист.
-
Проверявайте за грешки
Един неграмотно написан имейл може да ви създаде големи проблеми и да ви дискредитира в очите на вашия респондент. Всеки път проверявайте съобщението си за грешки – граматически и пунктуационни. Нещо повече – оформете писмото си добре, т.е. – внимавайте за отстоянията между знаците и думите; разделяйте параграфите; използвайте функциите “bold”, “italic” и “underline” внимателно и пестеливо.
-
Не забравяйте да затворите съобщението подобаващо
Важно е да имате подходящ финал на своя имейл. Някои изискват продължение на комуникацията и дори да се подразбира, е учтиво за финал да напишете „Очаквам вашия отговор!“. Други са просто информативни и бихте могли да ги затворите с „Благодаря за вниманието!“. В зависимост от вашия респондент, хубаво е подписът след края на съобщението да бъде или по-неформалното „Поздрави, (вашето име)“ или по-деловото „С уважение, (вашето име)“. Всичко друго излиза извън официалния етикет и предполага друг тип комуникация.
Споменатото дотук е основата на добрия имейл бизнес етикет. Автоматизирате ли тези принципи като част от вашата кореспонденция, бъдете сигурни че ще ви виждат като професионалист с висока култура що се отнася до дигиталната комуникация.
