Как да оптимизираме работните срещи, за да не губим излишно време?
Днес работните срещи стават все по-тежки и неприятни за всички – болезнен факт, който е време да признаем открито. Въпреки това, те са неизбежни и нужни, особено за по-големи организации или компании, за които това „сверяване на часовниците“ е жизненоважно. Как обаче да превърнем тези разточителни, продължителни и уморяващи срещи в ударни, конкретни и ползотворни събирания? Ето няколко съвета:
-
Насрочвайте кратки срещи
Отхвърлете това неписано правило, което твърди, че срещите трябва да продължават час, два или – в най-ужасните случаи – дори повече. Нека един час бъде максималната ви времева рамка, от която се старайте да не излизате. Как? Тук стигаме до точка две:
-
Конкретизирайте ясна тема и цел на срещата
Единственото число в случая е акцент – обсъждайте по една единствена тема – с прилежащите й точки, разбира се – и търсете конкретни резултати. Много лош подход е този, в който на дадена среща се прави опит да се премине през всичко възможно. Така се губи концентрация, а прескачането от тема на тема изморява. Затова поставете конкретен проблем, който трябва да се представи и разреши и не отивайте по-далеч.
-
Започвайте и приключвайте навреме
Повечето срещи често се проточват, защото се изчакват закъснелите. А едно такова разместване може да обърка графика на много от присъстващите хора и да създаде напрежение. Затова започвайте навреме, независимо дали някой е закъснял или не. За да избегнете закъснения обаче, използвайте един лесен трик – обявявайте срещата за нестандартен час. Например 11:08, а не 11:00. Повечето хора автоматично ще реагират така, сякаш имат ангажимент в кръгъл час и със закъснението си, вероятно ще дойдат точно в началото на определената среща.
-
Давайте „домашни“ преди срещата
За да бъдат всички подготвени и наясно с темата и това, което се очаква от тях на оперативката, задайте задачи предварително. Ако става въпрос за определен казус, изпратете на всички съобщение, което да ги въвежда в проблема, и поставете като „домашно“ всеки да предложи поне две негови възможни решения.
-
Спазвайте стриктно дневния ред
На всяка работна среща винаги има някой, който се опитва да повдигне друг належащ въпрос (който не е в графика) или се отклонява твърде много от темата. Затова е важно да държите юздите под контрол и да не допускате това да се случи, тъй като темите за дискутиране са потенциални неизчерпаеми и ако другите присъстващи „клъвнат на въдицата“, считайте че срещата ще се проточи до безкрай. Бъдете учтиви, но категорични към такива колеги и прекъсвайте своевременно намесите им. Кажете, че това е вашата среща, на която се обсъжда конкретен казус и че сте отворени за насрочване на друго събиране, в което да дискутирате повдигнатия от тях въпрос.
Доброто програмиране, подготовка и контрол са основните елементи, които ще ви помогнат да направите работните срещи по-поносими и продуктивни.
