Как да оптимизираме работните срещи, за да не губим излишно време?

Как да оптимизираме работните срещи, за да не губим излишно време?

Днес работните срещи стават все по-тежки и неприятни за всички – болезнен факт, който е време да признаем открито. Въпреки това, те са неизбежни и нужни, особено за по-големи организации или компании, за които това „сверяване на часовниците“ е жизненоважно. Как обаче да превърнем тези разточителни, продължителни и уморяващи срещи в ударни, конкретни и ползотворни събирания? Ето няколко съвета:

  1. Насрочвайте кратки срещи

Отхвърлете това неписано правило, което твърди, че срещите трябва да продължават час, два или – в най-ужасните случаи – дори повече. Нека един час бъде максималната ви времева рамка, от която се старайте да не излизате. Как? Тук стигаме до точка две:

  1. Конкретизирайте ясна тема и цел на срещата

Единственото число в случая е акцент – обсъждайте по една единствена тема – с прилежащите й точки, разбира се – и търсете конкретни резултати. Много лош подход е този, в който на дадена среща се прави опит да се премине през всичко възможно. Така се губи концентрация, а прескачането от тема на тема изморява. Затова поставете конкретен проблем, който трябва да се представи и разреши и не отивайте по-далеч.

  1. Започвайте и приключвайте навреме

Повечето срещи често се проточват, защото се изчакват закъснелите. А едно такова разместване може да обърка графика на много от присъстващите хора и да създаде напрежение. Затова започвайте навреме, независимо дали някой е закъснял или не. За да избегнете закъснения обаче, използвайте един лесен трик – обявявайте срещата за нестандартен час. Например 11:08, а не 11:00. Повечето хора автоматично ще реагират така, сякаш имат ангажимент в кръгъл час и със закъснението си, вероятно ще дойдат точно в началото на определената среща.

  1. Давайте „домашни“ преди срещата

За да бъдат всички подготвени и наясно с темата и това, което се очаква от тях на оперативката, задайте задачи предварително. Ако става въпрос за определен казус, изпратете на всички съобщение, което да ги въвежда в проблема, и поставете като „домашно“ всеки да предложи поне две негови възможни решения.

  1. Спазвайте стриктно дневния ред

На всяка работна среща винаги има някой, който се опитва да повдигне друг належащ въпрос (който не е в графика) или се отклонява твърде много от темата. Затова е важно да държите юздите под контрол и да не допускате това да се случи, тъй като темите за дискутиране са потенциални неизчерпаеми и ако другите присъстващи „клъвнат на въдицата“, считайте че срещата ще се проточи до безкрай. Бъдете учтиви, но категорични към такива колеги и прекъсвайте своевременно намесите им. Кажете, че това е вашата среща, на която се обсъжда конкретен казус и че сте отворени за насрочване на друго събиране, в което да дискутирате повдигнатия от тях въпрос.

Доброто програмиране, подготовка и контрол са основните елементи, които ще ви помогнат да направите работните срещи по-поносими и продуктивни.

Свързани публикации