Съветник

Какво трябва да знаете, за да бъдете успешен проектен мениджър?

13 ноември 2017 Христиан Йовчев

Управлението на проекти несъмнено е предизвикателна и нелека задача. Мениджърът, който стои зад тях, съблюдава изпълнението им и организира екипите, има сериозни отговорности и се налага да разбира от немалко неща. Осъществяването на един проект може да бъде канско усилие и да се случи на магия, но може и да бъде спокойно (сравнително), добре структурирано и планирано и приключено в срок, без допълнително напрежение. Как? Когато проектният мениджър е добре подготвен за всеки един етап и обстоятелствата, идващи с него. Ето няколко основни „стълба“, които стоят в основите на успешния проектен мениджмънт.

Преценете добре мащаба на проекта

Изключително важно е, още преди даденият проект да е стартирал, добре да осъзнаете мащаба му. Преди началото е нужно много добре да определите неговия обхват, заложените цели и ресурсите, с които разполагате. Синхронизирайте всичко това така, че да бъде реалистично – няма нищо по-трудно от това да се осъществява огромен проект с недостатъчен ресурс (било то финансов или човешки).

Следете развитието му своевременно

Тук не става въпрос за това да дишате във врата на всеки един от хората в екипа си. Говорим за това, че е важно – като проектен мениджър – да следите всяка фаза около изпълнението на проекта – дали задачите в отделните етапи се завършват в срок; дали ресурсите се разпределят правилно и според предвидения план и т.н. Всичко това е важно, за да сте в течение постоянно с развитието на заданието и ако нещо не върви както трябва, да се намесите и върнете нещата в „правия път“, своевременно, а не когато е необратимо.

Бъдете готови за изненади и не спирайте да планирате

Във всеки един проект, колкото и добре да е предварително подготвен той, се появяват изненади. Понякога по-малки, в други случаи – сериозни. Изключително важно е въпреки това да не спирате с планирането, да бъдете отворени към това да се адаптирате според ситуацията и най-важното – да работите с екип, който може да реагира в такива кризисни моменти. Бързите реакции, възможността за адаптиране и адекватните решения могат да спасят от „удавяне“ проект, който изглежда дълбоко затънал.

Познавайте екипа си

Изключително важно е да познавате много, много добре своя екип – силните и слабите страни на всеки един от участниците в него. Трябва да знаете как работят и какво ги мотивира да преследват заложените цели и срокове. Нужно е да можете да комуникирате добре както с всеки един човек индивидуално, така и с целия екип заедно. Бъдете отворени към техните предложения и идеи и не налагайте винаги своите. Колкото повече се чувстват въвлечени в проекта (не само като изпълнители, а и с концептуален принос), толкова по-голяма ще бъде тяхната отговорност към него.

Научете се да се справяте с промените

Много често ще се налага (независимо от какви обстоятелства), да адаптирате своевременно различни промени в проекта. Без значение дали това идва вътрешно от вашия екип или от клиент, за когото работите, това ще се случва. Много е важно в тези моменти да можете да обясните ясно и категорично до какво ще доведат тези промени, ако бъдат приложени – как ще се отразят на ресурсите, времето за изпълнение, крайния резултат. Всичко това трябва да бъде поставено на масата веднага, когато въпросната промяна е належаща, за да няма на по-късен етап изненади, недоволство и неуспехи.

Делегирайте отговорност

Това е трудна, но важна стъпка. Тук не става въпрос за обичайното делегиране на задачи, с които така или иначе вече сте натоварили екип от професионалисти. Този съвет е насочен към това да създадете ядро от хора, на които имате пълно доверие вътре в този екип, и които биха могли да реагират вместо вас бързо и адекватно в определени рискови ситуации. Като проектен мениджър, вероятно няма да имате възможността винаги да сте „на фронта“ – заради пътувания или други проекти. Затова е нужно да имате няколко доверени човека, за които да сте убедени, че могат да вземат правилните решения във ваше отсъствие.

Създайте времеви график

Това е основа, без която нито един проект не може. Това ще помогне на вас и екипа ви да бъдете по-организирани и да знаете какво трябва да се направи, за да се завършват всички задачи навреме. Когато времевият график е визуализиран, той се превръща в нещо като карта на всеки един етап от проекта и това улеснява силно неговото управление. Така можете да следите какво е свършено и какви са следващите ви стъпки, за да стигнете до заветната цел.

Не се колебайте да се консултирате с експерт

Да, вие сте мениджърът на даден проект, но понякога се случват ситуации, които могат да бъдат извън вашата експертиза или контрол. Не е срамно да потърсите допълнителна помощ. Напротив – това ще покаже истинско мениджърско мислене, в което поставяте оптималното изпълнение на проекта над своето самочувствие. Проблеми изникват често и е важно да знаете, че не можете да разрешите всеки един от тях сами.

Инициирайте ежеседмични срещи

Създайте си навика да се виждате регулярно всяка седмица. Това ще ви помогне да бъдете информирани за развитието на проекта, за преждевременно възникнали въпроси или проблеми, а и така ще можете да съберете полезна обратна връзка от своя екип. Самият контакт с хората, работещи по проекта, също е важен – те трябва да знаят, че имат възможност да комуникират неща, които ги вълнуват и притесняват не само с вас или с преките им колеги, а с целия екип, въвлечен в заданието. Нещо повече – тези регулярни срещи ще ви дадат нужната информация, с която да държите поръчителите на проекта (ако е външен) в течение с развитието му.

Поставете качеството пред количеството

Важно е да знаете собствените си граници, както и тези на екипа си. Не се нарамвайте с повече отколкото ресурсите ви позволяват. От друга страна – бъдете готови на компромиси със сроковете или бюджета. Ако това е нужно и възможно, удължете срока или вложете по-голяма сума, за да бъде осъществен проектът качествено. Търсете постоянна обратна връзка както от екипа си, така и от външни източници (например – клиента поръчител), за да знаете преждевременно дали заданието се изпълнява според очакванията.