Лесен начин за спазване на крайните срокове!
Със сигурност, за мнозина ситуацията с „носенето на няколко дини под една мишница“, е твърде, твърде позната. В хипердинамичния ни свят и свръхнатовареното ежедневие често се налага да работим по няколко проекта наведнъж, чиито крайни срокове са плашещо близки един до друг. Основният принцип на работа е следният: задачата, която трябва да бъде приключена най-скоро, обикновено е с приоритет и съсредоточаваме вниманието и усилията си върху нея. Този „алгоритъм“ обаче не включва едно важно усложнение – колко време ще ни отнеме да работим върху нея? Ами ако всъщност тя изисква по-малко работа от друга, чийто срок не е най-близо, но не е и далеч, а там работата е в пъти повече? Затова вместо да приоритизираме задачата с най-близък краен срок е по-добре да се фокусираме върху тази, която трябва да започнем най-рано. Ето как:
-
Направете подробен график за изпълнение на задачите си
Това е ключов момент – нужно е да определите отрано кой проект колко точно време ще ви отнеме за завършване. Тук трябва да вземете предвид и всички възможно странични фактори – например, често това са големи проекти, върху които работят и други хора с други срокове и задачи върху него. За всеки отделен проект тези фактори са различни и варират, а от тях времевата линия на работата зависи силно. Пресметнете ги добре.
-
Започнете проекта с най-дълъг график за изпълнение
Както казахме, с приоритет трябва да е проектът, не който приключва първи, а който е най-тежък. Това се определя именно от графика за изпълнение на задачите, който задължително трябва да изготвите. Най-спешен винаги е този, който е най-дълъг, така че започнете от него. Не е нужно да завършвате целия – важно е да стартирате работата, да разпределите задачите, да задвижите комуникацията. Почти винаги има период на „затишие“, в който нещата се задвижват от само себе си, а вие сте в позиция на очакване, за да продължите работата на следващ етап. Именно тогава бихте могли да обърнете отново внимание на това задание, чийто краен срок наближава най-скоро. По този лесен начин бихте могли да застъпвате по няколко проекта наведнъж, без да изпадате в паника от приближаването на крайните срокове.
