Позволено и непозволено в служебните имейли
Получавали ли сте имейли, които сте сметнали за неподходящи? Някои от тези съобщения са предизвикали смях, а други изненада или недоумение. Някои дори са ви накарали да смятате човека от другата страна за пълен идиот. Като всеки друг вид общуване, кореспонденцията чрез имейл има определен протокол, за който хората често забравят. Нека ви напомним, че професионалната комуникация ви задължава да се съобразите с някои правила. Kitty Boitnott обобщава своите впечатления по темата, които да ви помогнат да избегнете да се поставяте в неловки ситуации.
Никога не включвайте в имейлите си нещо, което би могло да бъде изтълкувано като пренебрежително, неуважително или непристойно
Ако имате да кажете нещо в тоз дух, не забравяйте, че написаното остава някъде в киберпространството за вечни времена. Когато става дума за имейл, няма опция за изтриване на вече изпратените писма. Дори да не е в компютъра ви, някой сървър прилежно ще съхранява обидното послание. Помнете, че подобни съобщения може да бъдат използвани срещу вас.
Използвайте опцията за „отговор до всички“ само когато съобщението ви е общо и засяга всички получатели
Не използвайте тази опция безразборно. В онези случаи, в които пишете за нещо, което ви е ядосало или разстроило, се уверете, че наистина искате всички получатели да разберат как ви е повлияло. Дори да мислите, че по-острата ви реакция е оправдана, имайте предвид, че тя драстично ще понижи чуждото мнение за вас.
Никога не пишете имейл, когато сте ядосани
Ако го напишете, поне не го изпращайте, преди да сте се успокоили. Няма нищо непоправимо, ще кажете вие, но защо трябва да си причинявате допълнителните неприятности, които води след себе си едно избухване? После трябва да осъзнаете колко неподходящо е било съобщението ви и да се извините искрено. Ако пък е наложително да излеете отрицателната енергия, напишете писмото, но в никакъв случай не го изпращайте.
Избягвайте да пишете имейли, вместо да се обадите по телефона, когато телефонното обаждане е оправдано
Разчитаме твърде много на имейла, за да се сетим, че има случаи, в които е подходящ комуникационен канал, и случаи, в които не е. Просто се обадете по телефона. Ако няма отговор, оставете съобщение и помолете да ви върнат обаждане възможно най-скоро. Избягвайте да пишете съобщения, които могат да бъдат изтълкувани неправилно. В комуникацията често тонът е от съществено значение, а той напълно липсва при имейл кореспонденцията. Използвайте телефона, когато трябва да предадете съобщение, което има емоционален оттенък.
Пишете кратки и ясни имейли, като се придържате към темата
Избягвайте дългите и безразборни съобщения. Пишете отделен имейл за дадена тема, която е необходимо да обсъдите с някого, не смесвайте темите. Ако трябва да споделите няколко идеи, още в началото на писмото подгответе читателя за количеството и насочеността на информацията, която ще получи. В противен случай рискувате да не постигнете целите си, тъй като повечето хора прочитат темата на писмото и първия параграф от него. Ще загубите читателя, ако не пишете сбито.
Електронната поща се е превърнала в чудесен инструмент за работа, но не трябва да забравяме, че има някои ограничения, с които сме длъжни да се съобразим. С какво бихте допълнили списъка?
