Решението срещу разсейването в отворените офис пространства
Дразнещите прекъсвания в отворените офисни пространства могат да превърнат концентрацията ви в кипящ хаос. Как да се справите с това, без да сте груби с източниците на разсейването?
Bryan Borzykowski от BBC разказва историята на Jackson Carpenter, който не знае какво е спокоен и тих ден, защото постоянно се налага да работи с още 80 души в офиса. Занимава се с PR и се налага да говори много по телефона или с колегите наоколо. Дори когато неговият отдел е тих, отделът по продажбите избухва всеки път, когато сключи добра сделка.
Енергията в това споделено пространство му харесва, но признава, че му е трудно да си свърши работата – често оплакване на работещите в подобна среда.
Наблюдава се напредък. Преди няколко години работодателите му дали на всекиго блок с една червена и една зелена страна. Когато е оставен със зелената страна нагоре на бюрото, можете да се приближите и да говорите с някого. Ако видите червената страна, трябва да стоите настрана.
Голяма част от хората по света работят в отворени офиси. Някои изследвания сочат, че 70 % от американските работници се трудят в подобна среда. Фирмите са принудени да намерят нови средства, за да се уверят, че не убиват продуктивността на служителите и не ги побъркват с целия този шум и хаос наоколо. Офисите без стени или с клетки с ниски стени намаляват продуктивността с около 15%, а половината служители казват, че липсата на уединение по отношение на звука е най-големият проблем с отворените офиси, според Journal of Environmental Psychology.
Честите неочаквани прекъсвания са голяма част от проблема. Изследователите от University of California, Irvine, са установили, че средностатистическият офис работник бива прекъсван на всеки 3 минути и може да му отнеме около 23 минути, за да продължи да работи със същата интензивност, след като е прекъснат.
Компаниите, които се опитват да намерят начини да помогнат на хората си да останат концентрирани, са много малко, казва Donna Flynn, вице-президент на изследователския отдел на мебелната фирма Steelcase – WorkspaceFutures. Това означава, че повечето от нас трябва да разчитат само на себе си да намерят приемливи или по-екстремни начини да кажат на колегите си да ги оставят намира, коментира тя.
Flynn разказва какво забелязва, че хората правят, за да запазят фокуса си. Най-често си слагат слушалки, но в много случаи това не помага и отново прекъсват работата им. Други се опитват да изградят „изкуствени стени“ в своята клетка – купчини книги, преносими бели дъски и т.н.
Как една шапка може да спаси положението
Налице са и по-комплексни мерки срещу проблема. Фирмата на Flynn планира да пусне на пазара бюро с вграден светлинен индикатор със зелена и червена светлина. Символиката е ясна.
И в момента се предлагат устройства, работещи на същия принцип. Датската фирма Plenom продава продукт, наречен BusyLight – червено-зелен светлинен индикатор, който можете да свържете с календара си и автоматично да превключва цветовете, когато сте заети. Други фирми по света предлагат сходни решения, които десетки хиляди компании използват. Продажбите им се увеличават главоломно.
Дали помагат достатъчно? Всеки може да измискли начин да сигнализира, че не иска да го безпокоят, въпросът е кой ще се съобрази с него. Идеята е всички в отвореното пространство да участват в играта.
Преди няколко години мениджър на Кока-Кола искал да намери начин да остане достъпен за комуникация с персонала, но и да може да свърши собствената си работа. Разбира се, двете цели не вървят ръка за ръка. В момента всички знаят за ясния му знак, че не иска никой да го безпокои – носи червена бейзболна шапка на Кока-Кола. Когато я носи, служителите му могат да влязат в неговия офис само при спешен случай.
Ключът към неговия успех не е в шапката, а в това, че мениджърът обяснил на служителите си точно какво и защо прави. Ако искате вашата стратегия да проработи, трябва да накарате всички в офиса да я използват или поне да знаят какво означава и да се съобразяват с посланието.
За жалост, няма изследване, което да потвърди, че изпращането на подобни сигнали работи най-добре, обобщава Nancy Stone, професор по психология в Missouri University of Science and Technology. Няма и поведенчески норми в тази посока, добавя тя.
Според Carpenter червено-зеленият блок на бюрото е оказал голямо влияние на работата му. В предишната фирма, в която също е работил в отворен офис, не е имало сигнали и всички са бъбрели по цял ден, независимо от задачите, които са на дневен ред.
„Невероятно е. Просто оставям нещо на бюрото си и казвам, че съм зает“, казва той. „Нуждаех се от това.“
