Тайната стратегия, с която можете да свършите повече за по-малко време!

AQNKPDGKR8

Всички бихме се съгласили за няколко неща: денонощието, за съжаление, е само 24 часа; списъкът със задачите почти никога не намалява значително; тръгването на време от работа често се оказва невъзможно, а за капак постоянно имаме чувството, че не успяваме да свършим достатъчно от задълженията ни за деня. Как можем да компенсираме всичко това? Решението е просто, но изисква твърдост. Става въпрос за това да създадете и опазите един стриктен график чрез две ясни стъпки. Вижте какво имаме предвид:

  1. Представете си идеалната седмица

На първо място, е важно да отговорите на следните въпроси:

  • Колко са работните ви часове средно на седмица?
  • Имате ли фиксирани срещи/задължения, които са неотменни всяка седмица?
  • В кое време на деня сте най-продуктивни?
  • Има ли дни, в които сте по-слабо продуктивни от други (например понеделниците)?
  • Има ли дадени задачи, които е по-добре да свършите в даден момент от седмицата или деня?

След като обмислите тези въпроси, според отговорите наредете ежеседмичните си задачи в един празен календар – определете си дни и часове за срещи (добър вариант е те да са следобед, когато обикновено енергията малко се загубва, а една такава комуникация би ви „вдигнала“); отделете моментите, в които сте най-продуктивни и заложете най-важните си задължения за тогава; отделете време за отговаряне на имейли. Така картинката за това как бихте могли да структурирате седмицата си според вашите възможности, мотивация и силни часове на деня, ще ви се изясни изцяло. Но това не е всичко!

  1. Защитавайте този график!

За всеки е ясно, че е един такъв седмичен график трудно би могъл да се следва стриктно. И все пак – направете всичко възможно да го пазите като (приятелски настроен) огнедишащ дракон. Може да звучи крайно, но е важно да държите твърдо на този график и доколкото е възможно да убеждавате тези около вас да се съобразяват с него. Най-важно е да пазите продуктивните си часове винаги за работа. Ако така ще ви е по-лесно, приемайте ги и ги представяйте като неотменима среща или ангажимент. Те са може би най-важните ви и ценни „части“ от работната седмица и се старайте да не правите компромис с тях. Бъдете отворени към колегите си и заявете отрано, че в определени дни и часове през седмицата, не сте на линия за срещи или комуникация, а сте съсредоточени в конкретни задачи. Създайте им навик, че в дадени моменти вие сте ангажиран с друго и ако не е наложително, не трябва да ви безпокоят.  Когато уговаряте срещи – независимо дали общи оперативки или лични работни – опитвайте се по деликатен, толерантен начин, да ги насочвате към дни и часове, които са удобни за вас. Това може да стане, ако сте един от първите, които след предложението за среща, да предложи дата и час (това важи отново и за двата типа). По този начин е много вероятно следващите предложения да гравитират около удобните за вас „слотове“ от седмицата.

Не можем да добавим допълнителни часове в деня си, но можем да използваме умно тези, които имаме. Когато оптимизирате и разграфите продуктивните си зони от седмицата и се научите да ги пазите „като очите си“, ще видите колко по-лесно е да се съсредоточите и да завършите много от задачите, които винаги оставате недовършени.

Свързани публикации