Успешни стратегии за мултитаскинг!

Често сме говорили за това, че когато е възможно, мултитаскингът трябва да се избягва. Много по-добре е да бъдем съсредоточени в една-единствена задача, за да й отдадем цялото си внимание и да я изпълним максимално добре. Но реалността често е друга – за добро или лошо постоянно ни са налага да жонглираме едновременно с различни задания, които не търпят отлагане. А когато това е неизбежно, е важно да можем да се справим по възможно най-добрия начин със ситуацията. Ето няколко съвета в тази посока:

1. Преминете от настолен компютър към лаптоп

Преносимите компютри имат едно основно предимство пред настолните, особено що се отнася до мултитаскинг – можете да работите с него навсякъде. С него можете да запълните всяка една възможна минута с отмятане на задачи – дали докато очаквате някого за среща или докато пиете сутрешното си кафе в любимо заведение, възможностите са много. Нещо повече – ако работите в т.нар. „отворени офиси“, в някои моменти врявата може да стане натрапчива – лаптопът ви позволява да се уедините някъде, където можете да се концентрирате на спокойствие върху важните задачи.

2. Използвайте полезни програми и разширения

Днес, независимо дали става дума за компютър, телефон или таблет, има множество различни програми, които да ви помогнат с това да организирате времето и деня си по-добре. Така няма да забравяте важни задачи (тефтерите са полезни за записки, но не подават известия), срещи и крайни срокове. Възможностите на различните типове подобни програми са много – можете да създавате листи със задължения за деня, които софтуерът ще ви напомня да свършите; ще получавате известия (в период, който вие определите) преди важни крайни срокове или срещи. И куп други неща. Употребата на тези програми ще ви накара да се чувствате сякаш почти имате личен асистент. А това определено е удобно.

3. Автоматизирайте всичко възможно

Колко често ви се налага да изпращате една и съща информация или еднакви указания? Всеки ден или поне веднъж в седмицата? Автоматизирайте този процес! Във всяка една сфера на дейност тези процеси са различни, но със сигурност има поне няколко неща, за които бихте могли да използвате матрици, с които да си спестите време и усилия.

4. Започнете с тежките задачи отрано

Това е предизвикателство за мнозина. Повечето хора предпочитат да започнат деня с по-леките ангажименти, за да влязат постепенно в ритъм. Но това не е най-добрата тактика. Опитайте да започнете работа с по-предизвикателните задачи. От една страна така ще знаете, че сте отметнали най-важното (и тежкото). От друга, това ще направи остатъка от деня ви по-спокоен, защото когато се натрупат неотложни текущи задачи (които често са и непредвидими), ще можете да се захванете с тях, знаейки че вече сте отхвърлили тези, които изискват повече време и внимание.

5. Почивайте

Всички добре знаем, че ако се пуснем по работното течение, дори 24 часовият ден и 7-те дни в седмицата няма да са достатъчни. За това е важно да си слагате спирачки. Най-добре е това да става на всеки един час. Излезте за кратка разходка около офиса, подишайте чист въздух на прозореца, разменете си по няколко думи с колегите. Дайте на организма си тази кратка почивка, за да не го преуморявате и да имате повече сили и концентрация.

6. Поставете си граници

За финал – важно е, дори когато ви се налага да се отдадете на мултитаскинг, да си поставите лимит. Обикновено става така, че се впускаме от задача в задача, докато накрая не видим, че сме отворили 10 различни прозореца и поне 5 отделни папки, а краят на работния ден наближава неумолимо. Преценете сами за себе си колко неща можете да вършите едновременно, без това да натоварва прекалено вас или да влияе на качеството ви на работа. След това се постарайте да се придържате към този лимит, за да бъдете максимално продуктивни.