Виртуалните служители – как да ръководим работата им най-ефикасно?

person-woman-hotel-laptop-large

Днес все повече и повече компании наемат хора, които да сътрудничат дистанционно. Това е световен тренд, който става все по-разпространен и в България. Един от основните въпроси, когато се създава такъв екип от виртуални служители (както най-често са наричани в професионалните среди), е как да бъде надзиравана и контролирана тяхната работа, така че да са максимално ефективни и полезни. Ето няколко сигурни и изпробвани стратегии, които бихте могли да приложите.

  1. Добра комуникация

Важно е виртуалният екип да е в постоянна директна комуникация както помежду си, така и със своя мениджър.  Имейл кореспонденцията често не е достатъчна – трябва да се създаде общ чат, в който да има своевременно протичане на информация. Добре е да се създаде и друг подобен чат, който да не е работен, а неформален – място за свободни разговори. Това разделение е нужно, за да остане „работният“ място само за въпроси от професионално естество, без да бъде „спамен“ със странични коментари, които да правят проследяването на важната информация в него трудно. Хубаво е поне веднъж в седмицата – например в нейното начало – да се правят и конферентни разговори, за да се обсъдят конкретни планове, задачи, акценти. Постоянният контакт е несъмнено нещо важно и основно, от което трябва да започнете.

  1. Водете статистика на свършената работа

Тъй като в подобни случаи е по-трудно да следите резултатите на вашите виртуални служители в реално време, въведете някакъв тип схема за измерване на извършената от тях работа за, например, една седмица. Изгответе отчетна таблица, която те да попълват или използвайте някой софтуер за следене на активността. Дръжте стабилна комуникация с всеки един от тях поотделно – говорете за добрите постижения, за неизпълнените задачи и за евентуалните трудности пред работата му. Похвалете служителя за добре изпълнена задача; поговорете за причините, които стоят зад незавърешно задължение и давайте ежеседмична, реалистична обратна връзка за количеството и качеството на свършената работа, за да знаят дистанционните ви сътрудници с каква крачка се движат.

  1. Наемайте внимателно

Работата с виртуални служители би могла да бъде нож с две остриета. От една страна, това ви позволява да наемате хора, които са несъмнени професионалисти и биха допринесли много за работата ви, но не живеят в същия град (дори държава!) или пък имат други проекти, които не позволяват да отделят времето си от 9 до 17 за работа в офис. От друга страна, дистанционното сътрудничество не е за всеки. Макар да е приятно да можеш да работиш от дома си или някое приятно и уютно кафене, не всички хора имат нужната дисциплина, за да бъдат достатъчно постоянни и изпълнителни в тази среда. Когато върху тях няма усещането за директен контрол, често се случва да отлагат работа, да работят с по-ниско темпо, да пренебрегват срокове и задачи. Затова е важно, когато наемате виртуален служител, да му предложите тестови период, през който както самият той да прецени дали се чувства комфортно да работи по този начин, така и вие да разберете дали притежава нужната самодисциплина, за да бъде ефикасен дистанционен сътрудник.

  1. Накарайте ги да се почувстват част от екипа

Основен момент, който влияе силно върху продуктивността на вашите виртуални служители. Именно поради тяхната физическа отдалеченост от офис пространството на компанията е вероятно те да се почувстват не като дистанционни служители, а като външни такива. Разликата е тънка, но определяща тяхното отношение към компанията и работата, която вършат. Важно е те да се чувстват като част от екипа. Затова постоянно им споделяйте информация за дейността на фирмата, за промените, решенията и всичко свързано с нея. Канете ги на важни работни срещи или на неформални колегиални излизания. Включвайте ги в тиймбилгинд пътувания и ги канете на различни фирмени събития. Ако има такава възможност, дори ги насърчавайте да работят в офиса от време на време, за да бъдат потопени  не единствено виртуално в работната атмосфера и да се усетят като част от нея.

  1. Назначете им директен супервайзър

Виртуалните служители често могат да бъдат не от един, а от няколко различни екипа, работещи в компанията. Важно е обаче да има човек, който да насочва работата им и по-важното – да бъде на място в офиса и да реагира при евентуална нужда от помощ или насока от тяхна страна. Нормално е, когато не са част от ежедневната физическа офис комуникация, да не са наясно с всичко. Често изникват въпроси, които за служителите на работното място може да са очевидни, но за тези, работещи извън офиса – да е точно обратното. Важно е да има един медиатор, който да бъде в постоянна готовност да реагира в такива ситуации и да предоставя на виртуалните ви служители нужната информация, за да може работата им да не прекъсва или самите те да не притесняват на произволен принцип свои колеги от офиса, които са натоварени с други важни задачи. Този тип координация е ключова за един добър и постоянен процес на работа – не го пренебрегвайте.

Свързани публикации