Защо е важно да можем да отказваме (учтиво)?
Обикновенно – поради ред причини – „да“ всъщност е правилният и най-чест отговор. „Да“ за нов проект, „да“ на молбата за помощ за някой колега и „да“ на новата, по-висока длъжност. Но има и случаи, в които просто трябва да откажете – твърде заети сте, нямате интерес към проекта или не се чувствате готови и компетентни за да поемете толкова голяма отговорност. Възможните ситуации са безброй. Нужно е да знаете кога да отклоните предложение или молба, да стоите твърдо зад това си решение и най-важното – да откажете по правилния начин.
На първо място, колкото и немислимо да изглежда на пръв поглед, трябва да можете да отказвате на шефа си. Колкото и да държите на неговото мнение за вас, ако смятате, че този нов ангажимент ще ви натежи твърде много, откажете. Но не с пасивно-агресино „не, не мога“ или с увъртания от типа „ъъм, ами, много бих искал, но понеже вече сте ми възложили много друга работа, няма да успея да свърша и това…“. Поемете по друг път – отбележете с благодарност това, че той се е сетил именно за вас – кажете, че сте поласкани. Изтъкнете обаче, че в момента работите по друг приоритетен проект – обяснете накратко, без да изпадате в излишни подробности – защо е важно да сте фокусирани основно върху него. Нека шефът ви разбере, че вършите нещо с голям приоритет и още една допълнителна задача само ще наруши продуктивността ви.
На второ място – бъдете готови да кажете „не“ и на колегите си. Разбира се, ако имате достатъчно свободно време, винаги е чудесно и дори нужно да бъдете насреща и да ударите по едно рамо – все пак сте колектив. Дори помощта да е свързана с нещо, с което не сте добре запознати, това ще ви даде нов полезен опит, а и ще ви сближи с колегите. Свободното време и възможност за такава ангажираност обаче не са винаги на лице. Може да сте заети или пък – казано направо – предложението да не ви е интересно. Бъдете възможно най-директни в отговора си, но и деликатни. Отново – важно е да благодарите, че се обръщат към вас, но признайте, че нямате опит в тази сфера или нямате време и енергия да се захващате с това в момента. Или просто споделете, че това не е вашата „чаша чай“ и не бихте могли искрено и отдадено да се увлечете в проекта, от което резултатите само ще пострадат. Проявете загриженост и разбирателство.
Ако сте мениджър, важно е да умеете да отказвате деликатно и на своите служители. Винаги бъдете отворен към техните мнения, отговаряйте на въпросите им, предоставяйте прозрачност на проектите и плановете към тях. „Ще правим нещата по моя начин“ не е репликата, която ще ви направи шеф на годината. Но има случаи например, в които вече имате добра и работеща стратегия за даден проект, който трябва да бъде стартиран рязко. Разкрийте на служителите си механизмите за работа, изслушайте ги, но бъдете твърди в своята позиция и отклонете техните предложения меко. Често се случва постоянни преразглеждания и дооформяния, на иначе добре работещ план, да го забавят, усложнят, дори препънат. Когато всичко се движи добре, няма нужда от постоянни промени. Поощрете ентусиазма на служителите си, но го насочете към проектите, които имат спешна нужда от всеобщите ви усилия.
На последно място, но не по важност – имайте смелост да покажете „червена светлина“ и на своите клиенти. Това е, сякаш, най-сложно. Все пак, в един или друг смисъл, вие работите за тях и те, доверявайки се на вашите компетенции и способности, искат да насочват работата ви в определена посока, която понякога не е експертно издържана. Голямото изкушение в такива случаи да изкарате един драматичен монолог, както се случва във филмите, например, в който със силата на своя промисъл да убедите скептичния си клиент в правотата на вашето мнение, трябва да бъде обуздано. Защото, за съжаление, в реалността това убеждаване – независимо колко сте добри в работата си – не се случва така леко. Най-доброто, което можете да направите в случай на такова „разминаване“ е, като за начало, да изслушате клиента си от-до. Не го прекъсвайте, не се намесвайте. Ако имате важен коментар върху нещо изказано, отбележете наум или запишете бележка. Прекъснете ли го, след това лесно може да ви обвини, че не сте го разбрали правилно. Бъдете търпеливи, проследете мисълта му докрай – проумейте основните му цели, съмнения, търсения. После методично и по същество обяснете ключовите слаби страни на неговото предложение и задайте алтернативен, реалистичен от вашата експертна гледна точка, подход към постигането на целта. Покажете, не само, че сте чули това, което казва, но и че сте го разбрали – че сте на една вълна, но трябва заедно да подходите по различен начин, за да достигнете до успех.
Разбира се, не си създавайте профила на вечно отказващ. Това няма да послужи във ваша полза и след време хората все по-рядко ще ви търсят, а така губите възможности. Но с внимателните, деликатни откази в правилните моменти, ще създадете усещане у другите за вас като човек, който е наясно със своите компетенции и сили и чието „не“ е винаги обосновано, смислено и удържано в най-добрия възможен тон.
